團 支 部 工 作 常 用 應 用 文

(一)介紹信
    介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。
    介紹信通常有兩種形式:
    1.普通介紹信。用公文紙書寫:
    (1)在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字,字要比正文大些。
    (2)聯系單位或個人的稱呼。
    (3)被介紹人的姓名、身份、人數(派出人數較多,可寫成XXX等X人”)。
    (4)接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。
    (5)本單位名稱和寫信日期,加蓋公章。
    2.帶存根的印刷介紹信。有規定格式,使用只須填上有關內容。
    (1)存根部分簡填,以便日后查考。
    (2)本文部分要填寫詳細些。
    (3)派人聯系辦理重要或保密事情,要注明被派人員的政治面貌、職務。
    (4)重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字,有的還要限制有效期。
    (5)除本文部分需加蓋公章外,存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。
(二)證明信
    證明信是以機關、團體、個人名義,對某一情況或某個人的身份、經歷提供證明的信件。證明信的內容應絕對真實、可靠。 證明信的書寫格式與介紹信基本相同。在正文未尾可寫“特此證明”、“此致敬禮”等語。
    (三)表揚信、感謝信 表揚信是表彰某個單位或個人的先進事跡的書信。感謝信是對某個單位或個人做了好事表示感謝的書信。表揚信和感謝信是同類書信,寫法也基本一樣。
    1.在第一行正中寫“表揚信”或“感謝信”幾個字,字要比下文大些。可用一個題目代替。
    2.表揚或感謝對象的稱呼。
    3.正文寫表揚或感謝的內容:
    (1)交代表揚或感謝的原因。
    (2)在敘述的基礎上,可寫出表揚或感謝的事情反映出的思想、品質。
    4.最后要寫上表示祝愿的話,如“此致敬禮”、“謹表謝意”等。
(四)申請書
    申請書是個人或集體向組織表達愿望,向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚,但也要注意精練。申請書一般是一事一書。
    1.在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如:“人黨(團)申請書”、“開業申請書”等,字體較正文稍大。
    2.寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。
    3.寫申請書的具體內容:
    (1)申請的事情或理由最好分段寫,以便接受申請的一方把握要領。
    (2)申請的理由比較多,可以從幾個方面、幾個階段談認識。
    4.結尾寫表示敬意的話,如“此致敬禮”、“請領導批準”等語,也可以不寫。 5.最后寫申請人姓名或申請單位名稱(加蓋公章)和寫申請書的日期。
(五)決心書、保證書
    決心書、保證書是個人或集體向組織表示決心、提供保證時的書信。決心書、保證書的內容要寫得切實、具體,要實事求是,說到做到,不能說過頭話。
    1.在第一行正中寫“決心書”或“保證書”三個字,字體較正文大些。
    2.寫接受決心書或保證書一方的稱呼。
    3.正文開頭可簡寫對某項工作的認識。然后,寫決心做到的具體事項或保證的具體內容,最好分條開列。
    4.結尾可寫表示敬意的話,如“此致敬禮”等語。
    5.寫上寫決心書或保證書一方的名稱和日期。
(六)倡議書
    倡議書是倡導開展某項有意義的活動、推廣或發展某一行之有效的作法的文體。倡議書所倡導的活動和作法應考慮到其廣泛性。
    1.在第一行正中寫“倡議書”三個字,字體較正文大些。
    2.寫對發出倡議對象的稱呼。
    3.正文:
    (1)寫清發出倡議的根據、原因和目的。只有交代清楚倡議活動的目的、意義,對方才能理解、才能變成自己自覺的行動,否則就很難響應。
    (2)重點是寫倡議的具體內容和要求做到的具體事項。這部分一般是分條開列,以求清晰、明確。
    4.結尾要表示倡議者的決心和希望。
    5.最后要寫上發倡議者的名稱和發倡議的日期。
(七)建議書
    建議書是個人、單位和有關方面為了開展工作、完成任務、進行某項活動而提出意見時使用的一種文體,有的也叫意見書。寫建議書要認真負責、嚴肅對待,內容要具體,語言要精練。
    1.在第一行正中寫“建議書”三個字。
    2.寫接受建議對方的名稱。
    3.正文:
    (1)建議的原因或出發點,便于對方考慮。
    (2)建議的具體事項。
    4.表達建議者的愿望。
    5.結尾寫表示敬意的話,如“此致敬禮”等語。
    6.寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。
(八)通知
    通知是上級要求下級或個人參加某一會議或者做某件事情時使用的一種文體。通知的內容要寫得明白、具體。
    1.在第一行正中寫“通知”二字,也可視情況寫成“關于XX的通知”、“緊急通知”等。
    2.寫被通知單位或個人的名稱。
    3.寫通知內容。如內容較多,可分條開列。
    4.結尾可寫“特此通知”等字樣。
    5.最后寫上發通知者的名稱和發通知的日期。用公文形式發出的通知要加蓋公章。
(九)海報
    舉辦文體活動,要把消息告訴大家,可以用海報的形式。海報的寫法沒有很固定的格式。一般是先在紙的上方正中寫上“海報”二字,字要稍大些,下面寫明是什么活動,然后寫清楚舉行活動的時間、地點、參加方式。如果是售票或發票,還要寫明買票、領票的時間、地點。如果是文化、體育表演,要注明表演單位。
    海報的宣傳號召性很強,是希望人家參加,沒有約束性,所以用語既要有鼓動性,又要實事求是。形式上要盡量活躍些,如用紅綠新紙書寫,還可配下與活動有關的宣傳畫、漫畫等,以吸引大家。
(十)請柬
    請柬,也叫請帖,是為請客而發出的一種文書。可用于寫,也可印刷。
    1.在第一行正中寫“請柬”二字,字可大些。
    2.寫被邀請者的名稱。
    3.正文寫活動的時間、地點、內容。
    4.結尾寫“敬請光臨”等語。
    5.最后寫,發請柬者的名稱和發請柬的日期。
    6.如請看戲或看電影等,還應將入場券附上。
(十一)啟事
    單位或個人有什么事情需要向大家公開說明,或者對大家有什么要求,把它簡明扼要地寫出來張貼或刊登的短文,就是啟事。啟事內容要周到完整,語言要具體明確,中肯禮貌。如果內容多,還應分條開列清楚。
    1.第一行正中寫啟事的名稱,如“招領啟事”、“尋物啟事”、“征文啟事”等。
    2.寫啟事內容,一般包括目的、意義、內容、形式、要求等項目。_
    3.最后寫啟事者的稱呼和啟事的日期。
(十二)聘書
    聘書是某個單位聘請某人擔任某項職務或承擔某項工作時所使用的一種文書,一般是在與被聘請一方商量妥當后發出、具有證明的作用。
    l.在正中寫上“聘書”或“聘請書”字樣。
    2.在開頭或正文中寫被聘請者的姓名.
    3.正文寫聘請擔任什么工作。
    4.結尾要寫表示敬意或祝愿的話,如“此致敬禮”等。
    5.寫聘請單位的名稱(加蓋公章)和寫聘書的日期。
(十三)會議記錄
    為使會議的決議能在今后得到很好的貫徹執行,并作為以后檢查執行情況等的根據,或者便于傳達一次會議的精神,有必要把會議的具體內容記錄下來。這些記錄的材料,就叫“會議記錄”。記錄要真實準確符合原意。
    會議記錄包括兩個部分:
    1.會議的組織情況:
    (1)會議的名稱。
    (2)開會的時間、地點。
    (3)出席人數,如果人數不多,可一一寫明姓名。
    (4)列席人數,也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。
    (5)缺席人數,也可一一寫出姓名,注明缺席原因。
    (6)主持人
    (7)記錄人。
    2.會議內容,是會議記錄的主要部分。記錄方法有兩種:
    (1)摘要記錄。只記會上報告了什么事情,討論了什么問題,通過了什么決議。
    (2)詳細記錄。要把每一個人的發言都記下來。會議結束,記錄完了,另起一行寫“散會”兩字。
    最后,要由主席或主持人和記錄人簽名。
    為了提高記錄速度,可以適當使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號,待會議間歇或會后整理時再補上全稱或原稱。必要時,可以學習速記法。
(十四)決定
    決定是機關、社會團體對某些問題或重大行動作出安排。決定一經作出,就不容改變,必須照辦。它或者是有法規作用,或者是有行政約束力,所以,作決定時,必須十分慎重。
    1.標題寫“決定”或“關于X X的決定”等字樣。
    2.寫正文內容,交代作出決定的原因和決定本身。
    3.最后寫作出決定單位的名稱(加蓋公章)和作出決定的日期。

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